۵S چیست؟

۵S چیست؟

۵S یا نظام آراستگی، روشی ژاپنی است که هدف آن ایجاد فضایی ایمن، زیبا، منظم و استاندارد در محیط کار است. درواقع ۵S، بستر و زیربنایی برای پیاده سازی سایر سیستم‎های کیفیتی و بهره‎وری است.

مزایای ۵S

آراستگی محیط کار مزایای زیادی را به همراه دارد. با آراسته شدن محیط کار علاوه بر دلپذیر شدن فضای کاری، روحیۀ کاری نیز افزایش یافته و از این طریق، بهره وری کارکنان نیز افزایش خواهد یافت. همچنین این تمیزی باعث می‎شود تا در هنگام بروز خرابی، منشأ مشکل سریع تر آشکار شود. علاوه بر این با قرار دادن اجسام در محل‎های استاندارد و رعایت نشانه گذاری‎ها، علاوه بر افزایش سرعت در پیدا کردن وسایل و جلوگیری از اتلاف زمان، فرسایش و خرابی وسایل، ایمنی محیط کار نیز افزایش خواهد یافت.

آیا ۵S فقط برای محیط‎های کاریست؟

خوشبختانه باید بگویم، خیر! شما اصول پنجگانۀ ۵S را می‎توانید در هر محیطی، از کارخانه گرفته تا آشپزخانۀ منزل به کار بگیرید. تفاوت در این است که در محیط‎های کاری این اصول باید با جدیت بیشتر و به صورت رسمی تری اجرا شوند ولی در محیط‎های غیررسمی، آن میزان از احتیاط در به کارگیری اصول نیازی نیست.

جالب است بدانید که یکی از کاربردهای ۵S در ساماندهی اطلاعات و فایل‎های کامپیوتریست. کاری که خود من معمولاً هر هفته انجام می‎دهم این است که فایل‎های اضافی را حذف و فایل‎های باقی مانده را از نظر نام‎گذاری و محل قرارگیری در پوشه‎ به طور دائم اصلاح می‎کنم. به عنوان مثال از میانبرها برای دردسترس قرار دادن فایل‎های ضروری استفاده می‎کنم که این کار به طرز چشمگیری از هدر رفت زمان جلوگیری خواهد کرد.

مراحل ۵S

۵S شامل پنج مرحله است. نام هرکدام از این مراحل در زبان ژاپنی با “س” شروع می‎شود که در برگردان آن به زبان انگلیسی هم این شیوۀ نام گذاری حفظ شده.

مرحلۀ اول. تفکیک

در این مرحله، در ابتدا شما می‎بایست هر آنچه که دورریختنی است را دور بریزید و سپس تمامی موارد ضروری و غیرضروری را از هم تفکیک کنید. هدف ما نهایتاً اینست که تنها اقلامی که ضروری هستند و ما به آن‎ها نیاز داریم در محل کار باقی بمانند. ولی چطور این کار را انجام دهیم؟

اینکار با استفاده از برچسب‎های قرمز رنگ (RED TAG) انجام می‎شود. به این ترتیب که شما به تمامی وسایلی که فکر می‎کنید غیرضروری هستند، برچسب قرمز می‎زنید و آن را در محلی مشخص قرار می‎دهید. هر زمان که به آن وسیله نیاز داشتید، برچسب آن را بر می‎دارید و آن را در محل مورد نظرتان استفاده می‎کنید و بعد از گذشت معمولاً یک ماه اگر وسیله ای استفاده نشد، می‎توان گفت که غیرضروری است یا حداقل نیازی نیست که در محیط کار نگهداری شود.

مرحلۀ دوم. تعیین بهترین مکان

پس از مشخص شدن اقلام ضروری و غیرضروری، وقت آن است که مشخص کنیدبهترین جای قرارگیری آن‎ها کجاست؟ برای این کار بسته به اهمیت وسیلۀ موردنیاز می‎بایست آن را در نزدیکی محلی که استقاده می‎شود، قرار دهید. به عنوان مثال معمولاً زونکن‎های بایگانی نیازی نیست که روی میز شما قرار بگیرند چرا که وسایل دیگری هست که بیشتر از زونکن‎ها استفاده می‎شوند! توجه کنید که در همین مرحله است که شما می‎بایست، اجسام خطرناک و محل دقیق آن‎ها را مشخص کنید و آن‎ها را طوری محکم کنید که خطرآفرین نباشند.

در این مرحله علاوه بر اینکه جای مناسب اشیا را مشخص می‎کنید، می‎بایست از برچسب‎ها و علائم هم برای مشخص کردن مکان اجسام و هم به عنوان راهنما استفاده کنید. حتماً خطوط کف بیمارستان‎ها که شما را به بخش‎های موردنظر هدایت می‎کند، دیده اید یا نامگذاری بخش‎های مختلف انبارها و ادارات. همۀ این‎ها در این مرحله مشخص می‎شوند.

مرحلۀ سوم. پاکیزه سازی

در این مرحله می‎بایست در صورت امکان تمامی آلودگی‎ها و منابع آن را حذف یا حداقل کنترل کنیم. باید توجه کنیم که آلودگی‎ها انواع مختلفی دارند. این آلودگی‎ها می‎توانند از گرد و غبار روی میز و شیشه‎ها گرفته تا آلودگی‎های ناشی از نشتی روغن یا ضایعات دستگاه‎ها باشد. علاوه بر آن آلودگی‎های صوتی را هم نباید از یاد برد. صداهایی نظیر صدای ماشین آلات تولیدی در حین کار و حتی مواردی مثل بلند بودن زنگ تلفن، مکالمات بلند تلفنی و … همگی می‎توانند جزو آلودگی‎ها محسوب شده که می‎بایست آن‎ها را حذف یا کنترل کنیم.

مرحلۀ چهارم. استانداردسازی

اگر تمامی مراحل قبل را به خوبی انجام داده اید حالا نوبت این است که این روش‎ها و معیارها، مکتوب و استاندارد شوند. هدف ما از استانداردسازی و مکتوب کردن مراحل این است که بتوانیم وضعیت موجود را به طور دائم ارزیابی کنیم تا علاوه بر جلوگیری از بر هم خوردن نظم، بتوانیم روز به روز وضعیت محیط کارمان را بهبود ببخشیم. برای این کار می‎بایست معیارها و روش‎ها به روشنی بیان شود طوری که برای هر شخص تازه کاری قابل درک باشد و با تهیۀ چک لیست‎هایی به صورت دوره ای اجرای ۵S کنترل شود. می توانید از کارکنانی که داوطلب هستند برای  ارزیابی کمک بگیرید و آن‎ها را آموزش دهید تا علاوه بر اجرای مستمر ۵S، همزمان روحیۀ کار تیمی را هم تقویت کرد.

مرحلۀ پنجم. فرهنگ سازی

این مرحله، گام نهایی اجرای ۵S است. اگر تمامی مراحل قبل به درستی انجام شود ولی این مرحله اجرا نشود، عملاً تمامی زحمات شما بیهوده خواهد بود. معمولاً دلیلی که باعث می‎شود سازمان‎ها بعد از گذشت چند وقت، اجرای ۵S را کنار گذاشته یا حداقل با جدیت سابق آن را دنبال نکنند، همین است که این مرحله را به درستی اجرا نمی‎شود. در این مرحله می‎بایست اجرای ۵S را به یک عادت برای همه تبدیل کنیم طوری که اجرای آن به یکی از وظایف روزانۀ ما تبدیل شود. ولی می‎دانیم که هیچ کاری با اجبار انجام نمی شود! پس شما می‎بایست با روش‎های انگیزشی نظیر برگزاری جلسات انگیزشی یا پوسترهای آموزشی جذاب و یا حتی انتخاب کارمند یا بخش نمونه در اجرای ۵S، فضایی رقابتی ایجاد کرده و از این طریق همگان را در اجرای آن سهیم کنید.

پس یک‎بار، مراحل اجرای ۵S را با هم مرور می‎کنیم:

  1. تفکیک: اقلام ضروری و غیرضروری را مشخص و تفکیک کنید
  2. تعیین بهترین مکان: بهترین مکان قرارگیری وسایل را با توجه به اولویت آن‎ها مشخص کنید
  3. پاک سازی: آلودگی‎ها را حذف یا کنترل کنید
  4. استانداردسازی: تمامی مراحل و معیارهای قبلی را مکتوب و استاندارد کنید
  5. فرهنگ سازی: اجرای ۵S را به یک عادت روزانه تبدیل کنید

موانع اجرای ۵S

موانع احتمالی که باعث می‎شود ۵S اصلاً اجرا نشود یا به طور کامل اجرا نشود را می‎توان به این شکل خلاصه کرد:

  • ساده تلقی کردن این روش
  • بلندمدت بودن این روش
  • تصور بر هزینه بر بودن این روش و بالتبع عدم تخصیص بودجه کافی برای اجرای آن
  • توجه نکردن به بهره وری حاصل از اجرای آن
  • عدم همکاری کافی کارکنان به خصوص در تدوین استادنداردها
  • عدم وجود فضای کافی برای قرار دادن اجسام در بهترین حالت

ناب باشید…

اگر این مطلب را دوست داشتید، می توانید آن را با دوستانتان نیز به اشتراک بگذارید:

درباره نویسنده

مطالب مرتبط

1 نظر

نظر بدهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *