کایزن چیست؟

کایزن چیست؟

چند وقت پیش داستان جالبی در مورد کارخانۀ تویوتا می‎خواندم که برایم بسیار جالب بود. احتمالاً همۀ ما شنیده‎ایم که توقف هر خط تولید برای کارخانه‎ها بسیار پرهزینه است. به همین دلیل معمولاً تنها مدیران تولید یا سرپرستان خط اجازۀ توقف خط تولید را دارند. برایم بسیار جالب بود وقتی که شنیدم در تویوتا، هر کارگر اجازۀ توقف خط تولید را دارد. وقتی که دلیل آن را متوجه شدم، تازه فهمیدم چرا این کارخانه همیشه در ناب سازی پیشگام بوده است.

در تویوتا هر کارگر اجازه داشت، خط تولید را متوقف کند!

هر کارگر با دیدن مشکل اجازه دارد خط تولید را متوقف کند. با توقف خط، گروهی از کارشناسان و کارگران در محل وقوع مشکل جمع می‎شوند و مشکل را با سؤالات متوالی ریشه‎یابی می‎کنند و به این شکل مشکل در سریع‎ترین حالت ممکن ریشه‎یابی و حل می‎شود. درواقع مشکلات به حال خود رها نمی‎شوند و به سرعت ریشه‎یابی می‎شوند. چه مشکل کوچک باشد و چه بزرگ. هرچند در ابتدا این کار ممکن است خوشایند نباشد و همه را کلافه کند ولی همین بهبودهای کوچک و تدریجی خط تولید را به یک خط روان، با حداقل توقف تبدیل خواهد کرد. این بهبود تدریجی و مستمر همان کایزن است.

کایزن چیست؟

کایزن یعنی بهبود مستمر به صورت همگانی! کایزن در واقع کلمه ایست ژاپنی (کای=تغییر، زِن=خوب) که به طرز عجیبی در تفکر ژاپنی‎ها نفوذ کرده است، به طوری که خیلی اوقات مدیران و مردم عادی ژاپن حتی متوجه نیستند که از این مفهوم استفاده می‎کنند. همین‎طور که در تعریف کایزن مشخص است، تأکید کایزن بر بهبود تدریجی و مستمر است نه الزاماً بهبودهای اساسی و ناگهانی.

از نظر کایزن یک روز هم یک روز است! روزی که بهبودی در آن صورت نگیرد پذیرفتنی نیست!

تفاوت کایزن با نوآوری در چیست؟

هم کایزن و هم نوآوری هر دو در جهت بهبود به کار گرفته می‎شوند ولی هرکدام به شکلی متفاوت. کایزن بر بهبود مستمر و تدریجی تأکید می‎کند ولی نوآوری بر بهبودهای ناگهانی و بزرگ. به همین خاطر در ژاپن معمولاً بر روش‎ها و روندها تأکید بیشتری می‎شود تا بر نتایج. درواقع اگر کسی روش کار را بهبود بدهد حتی اگر نتیجه کار چندان هم متفاوت نباشد، مورد تشویق قرار می‎گیرد. شاید کمی عجیب باشد ولی حقیقت این است که در دل همین بهبودهاست که یادگیری اتفاق می‎افتد و نتایج نیز نهایتاً تغییر خواهد کرد.

کایزن تمامی افراد سازمان را درگیر می‎کند چرا که معتقد است هر کسی در هر بخشی، می‎تواند بهبودی را در وضعیت فعلی ایجاد کند. در حالی که نوآوری معمولاً توسط تعداد محدودی از افراد سطح بالا به وجود می‎آید. همچنین کایزن بر بهبود حالت موجود تمرکز می‎کند در حالی که نوآوری بر تکنولوژی و روش‎های جدید تأکید دارد که معمولاً باعث از رده خارج شدن روش‎های قبلی می‎شود.

کایزن به دلیل کوچک بودن سطوح بهبودش معمولاً کم هزینه و با ریسک کم انجام می‎شود و در مقابل نوآوری معمولاً با هزینۀ زیادی مواجه است به همین خاطر کایزن برای شرایط اقتصادی کم رشد و ضعیف بسیار مفید می‎باشد.

ولی باید توجه کنیم که این صحبت‎ها به این معنا نیست که شما یا باید کایزن را پیاده سازی کنید یا نوآوری، بلکه هر دوی این‎ها در کنار هم می‎توانند رشد چشمگیری را برای کسب و کار شما رقم بزنند. به تصویر زیر توجه کنید، حجم بهبودی که هر دو با هم رقم می‎زنند بسیار چشمگیر تر و  مطمئن تر خواهد بود.

موارد کاربرد کایزن

همه جا! به خصوص در کشورهای در حال توسعه که از نظر اقتصادی ضعیف هستند، کایزن به عنوان روشی کم هزینه، کم ریسک و تضمین شده می‎تواند بسیار مفید باشد. از آن جایی که شما در کایزن به تدریج و با هزینه ای بسیار اندک فرآیندها را بهبود می‎بخشید و می‎توانید با استفاده از منابع موجود، با هزینۀ کم و با تغییرات جزئی به شرایط مطلوب دست پیدا کنید و اینجاست که مزیت اصلی کایزن آشکار می‎شود! وقتی شما مدام در کارتان بهبود ایجاد می‎کنید، تغییر به وظیفۀ روزانۀ شما تبدیل می‎شود. یعنی مشکلی که تمامی‎مدیران سازمان‎ها با آن درگیر هستند، مقاومت در برابر تغییر، عملاً حل می‎شود.

همچنین کایزن را می‎توان در زندگی شخصی هم به کار گرفت چرا که ابزارهای آن بسیار ساده و قابل درک هستند و طوری طراحی شده اند که در هر جایی که بهبود نیاز باشد قابل استفاده می‎باشند. از این ابزارهای کایزن می‎توان به نظام آراستگی ۵S، چرخۀ PDCA و مواردی از این دست اشاره کرد که به زودی مقالاتی در این مورد در سایت قرار خواهم داد.

بیست اصل کایزن

حتی اگر کایزن را به صورت حرفه ای و علمی دنبال نمی‎کنید به شما پیشنهاد می‎کنم اصول زیر را بخوانید و هر تعداد از آن‎ها را که می‎توانید در زندگی و کسب و کار خود به کار ببندید. حتی به کار بستن یکی از آن‎ها به تنهایی می‎تواند نتایج فوق العاده ای را برای شما رقم بزند:

۱- نگوئید چرا این کار انجام نمی‎شود. به این فکر کنید که چگونه می‎توانید آن را انجام دهید.

۲- در مورد مشکلی که به وجود آمده نگران نباشید. همین حالا شروع به رفع کردن آن کنید.

۳- از وضعیت موجود راضی نباشید (هیچوقت!). باور داشته باشید که همیشه راه بهتری هم وجود دارد. (این اصل فوق العادست)

۴- اگر مرتکب اشتباه شدید، بلافاصله درصدد رفع آن برآیید.

۵- برای تحقق هدف به دنبال حالت ایده آل نباشید. اگر ۶۰% از تحقق هدف اطمینان دارید، شروع کنید (کامل گرایی آفت بزرگی است که باعث می‎شود هیچوقت کاری را انجام ندهید. شروع کنید، سپس اصلاح کنید!)

۶- برای ریشه یابی مشکلات ۵ بار بپرسید، چرا؟ (این همان اصلی است که در تویوتا برای ریشه‎یابی مشکل استفاده می‎شد.)

۷- گِمبا محل واقعی رخ دادن خطاست. سعی نکنید از دفتر کار خود مشکلات را حل کنید.

۸- همیشه برای حل مشکل از داده و اطلاعات کمی و به روز استفاده کنید.

۹- برای حل مشکل فوراً به دنبال هزینه کردن نباشید. از خرد و دانش خود استفاده کنید. اگر عقلتان به جایی نمی‎رسد، آن را در همکارانتان بجویید و از خرد جمعی استفاده کنید.

۱۰- هیچ وقت جزئیات و نکات ریز مسئله را فراموش نکنید. ریشه بسیاری از مشکلات بزرگ همین نکات ریز هستند.

۱۱- حمایت مدیریت ارشد محدود به قول و کلام نیست. مدیریت باید حضوری آشکارا و ملموس داشته باشد.

۱۲- برای حل مسائل هرجا که امکان آن وجود دارد از واگذاری اختیار به زیردستان ابا نکنید.

۱۳- هیچ وقت به دنبال مقصر نگردید. هیچ گاه عجولانه قضاوت نکنید. (واقعاً بی فایده است!)

۱۴- مدیریت دیداری و انتقال اطلاعات بهترین ابزار برای حل مسئله به صورت گروهی است.

۱۵- ارتباط یک طرفه دستوری از بالا به پایین مشکلات سازمان را پیچیده‎تر می‎کند. مدیریت ارشد باید با لایه‎های پایین‎تر سازمان ارتباط دوطرفه داشته باشد.

۱۶- انسان‎ها توانایی‎های فراوانی دارند. از الگوهای چند مهارتی و غنی‎سازی شغلی برای شکوفا شدن آن‎ها استفاده کنید.

۱۷- تنها فعالیت‎هایی را انجام دهید که برای سازمان شما ارزش افزوده ایجاد می‎کنند.

۱۸- فراموش نکنید که ۵S (نظام آراستگی)، پایه و بنیان ایجاد محصولی با کیفیت است.

۱۹- بر اساس الگوهای کار گروهی، مسائل محیط کارتان را حل کنید. (کایزن بر کار گروهی تأکید ویژه‎ای دارد)

۲۰- حذف مودا (اتلاف) فرآیندی پایان ناپذیر است. هیچ وقت از این کار خسته نشوید.

ناب باشید…

اگر این مطلب را دوست داشتید، می توانید آن را با دوستانتان نیز به اشتراک بگذارید:

درباره نویسنده

مطالب مرتبط

نظر بدهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *