چطور در محیط کار با تمرکز بیشتری کار کنیم؟

چطور در محیط کار با تمرکز بیشتری کار کنیم؟

شاید برای بسیاری از ما این اتفاق رخ داده باشد که هرچقدر کار می‎کنیم باز هم کارهای زیادی هست که نمی‎رسیم آن‎ها را انجام بدهیم. این اتفاق ممکن است هم در محیط کار و هم در انجام کارهای شخصیمان رخ دهد. در این مواقع جملاتی از این دست را به خودمان می‎گوییم:
• ای کاش روزا بیشتر از ۲۴ ساعت بود!
• عمراً برسم همشو انجام بدم!
• آخه این همه کار برای یک روز؟!!
• نمی دونم از کجا شروع کنم؟!
• و…

در این مقاله قرار هست که چند راهکار ساده ولی در عین حال کاربردی که تقریباً همۀ آن‎ها را خودم هم انجام می‎دهم، را با هم بررسی کنیم.

تمرکز

قبل از هرچیزی باید بدانیم که اگر برای انجام کارها تمرکز کافی داشته باشیم، قطعاً بهره وری ما چندین برابر خواهد شد. تحقیقات نشان داده است که با شروع هرکاری حداقل ۲۰ دقیقه زمان نیاز داریم که به بالاترین سطح تمرکز برسیم! پس از ۲۰ دقیقه شما کاملاً بر روی کار موردنظر متمرکز شده اید و بالاترین میزان بهره وری را خواهید داشت. این روند می‎تواند تا یک ساعت بعد نیز ادامه پیدا کند و پس از آن مجدداً تمرکز افت خواهد کرد. به همین دلیل است که احتمالاً از مشاورین درسی و کنکور شنیده اید که می‎گویند به ازای هر یک ساعت مطالعه یک وقت استراحت برای خود قرار دهید. البته الزاماً این مقدار یک ساعت دقیق نیست، بسته به شرایط می‎تواند از ۴۵ دقیقه تا یک ساعت نیم هم ادامه داشته باشد.
باید توجه کنیم که در این میان ممکن است هر عاملی تمرکز ما را بهم بزند! به همین خاطر مجدداً نیاز است این ۲۰ دقیقه تکرار شده تا به بالاترین سطح تمرکز برسیم. البته این بدان معنا نیست که اگر بالاترین سطح تمرکز را نداشته باشیم هیچ کاری را نمی‎توانیم انجام دهیم بلکه نمی‎توانیم آن کارها را با حداکثر توانایی و دقت انجام دهیم!

تا حد ممکن می‎بایست عواملی که تمرکز ما را بهم می‎زنند، کم کنیم!

یادداشت کنید!

از کارهایی خیلی مفید برای جلوگیری از کاهش تمرکز یادداشت برداری است. من بیشتر اوقات به دو دلیل از یادداشت استفاده می‎کنم. یکی برای زمانی که تعداد کارهایی که باید انجام بدهم زیاد باشد و یکی برای زمانی که حین کار ایده‎های زیادی به ذهنم می‎رسد.
خیلی از روزها انقدر تعداد کارها بالاست یا عوامل حواس پرتی زیاد است که ممکن است کاری از دستمان در برود، به همین خاطر من معمولاً کاغذ یادداشتی را همیشه کنار خودم دارم که کارها را به صورت چک لیست روی آن می‎نویسم و هر وقت کاری انجام شد، آن را تیک می‎زنم. همین‎طور اگر کاری به صورت موردی پیش بیاید که باید انجام بدهم، آن را به انتهای لیست اضافه می‎کنم. به این شکل دیگر هیچ کاری از قلم نمی‎افتد (البته اولویت‎بندی کارهایی که باید انجام بدهیم موضوع مفصلی است که انشالله د رمقالات بعدی به آن خواهم پرداخت).

معمولاً وقتی غرق در کاری می‎شوم، ایده‎های زیادی به ذهنم خطور می‎کند. از آنجایی که ارزش ایده‎ها را به خوبی درک می‎کنم دوست ندارم ایده‎ای [هرچند به ظاهر مسخره] از دستم در برود. به همین خاطر نوشتن ایده‎های ناخودآگاه یکی دیگر از موارد استفادۀ یادداشت برداری برای من است. البته به خاطر داشته باشید که یکی از عوامل عدم تمرکز نیز همین ایده پردازی هاست! بله درست متوجه شدید! گاهی اوقات همین ایده‎های ناخودآگاه ما را به فکر فرو می‎برد و غرق در افکارمان می‎شویم و وقتی به خودمان می‎آییم متوجه می‎شویم که زمان گذشته و کاری از پیش نبرده‎ایم! به همین خاطر، کاری که من معمولاً انجام می‎دهم این است که در این مورد کمی بی رحم هستم! یعنی زمانی که ایده‎ای به ذهنم می‎رسد، سریعاً آن را یادداشت کرده و تمام! برمی گردم به کارم! اگر کمی به این افکار دامن بزنید به راحتی می‎تواند شما را از کارتان منحرف کند، هرچند ممکن است با تفکر بیشتر روی این ایده‎ها، به نکات جالبی برسید و یا حتی ایده‎های جالب دیگری به ذهنتان خطور کند ولی من ترجیح می‎دهم در این زمینه کمی بی رحم باشم و ایده را به حال خود رها کنم!

برای نوشتن ایده‎ها، هم از نرم‎افزار موبایل استفاده می‎کنم (نرم افزار OneNote) و هم یک دفترچۀ کوچک دارم تا برای زمان‎هایی که موبایلم را به هردلیلی کنار خودم قرار نداده‎ام ایده‎ها را در آن یادداشت کنم. معمولاً روزهای جمعه زمانی را قرار می‎دهم و همۀ این ایده‎ها را روی یک فایل word در کامپیوتر یادداشت می‎کنم.

از هندزفری استفاده کنید!

یکی از چیزهایی که در تمرکز کردن خیلی کار را برای من آسان‎تر می‎کند، استفاده از هندزفری در حین کار است. یک هندزفری کوچک قدیمی دارم (از سری هندزفری‎های موبایل‎های سونی اریکسون مدل واکمن) که حین کار در گوشم قرار می‎دهم و صدای محیط را تا حد زیادی کم می‎کند. البته فقط آن را برای اینکه صدای محیط کم شود استفاده می‎کنم و حین کار به آهنگی گوش نمی‎دهم.
زمانی که از هندزفری استفاده می‎کنید متوجه می‎شوید که پیش از این بسیاری از صداهای به ظاهر متداول به راحتی حواس شما را پرت می‎کردند. صدای باز و بسته شدن درب، صحبت کردن اطرافیان، وسایل نقلیه (اگر محل کارتان به خیابان نزدیک است) و… . به همین دلیل به شدت توصیه می‎کنم از این ترفند استفاده کنید و ببینید به چه راحتی می‎توانید روی کارتان متمرکز شوید.

تصویری از هندزفری خودم

ارتباطات را قطع کنید!

اگر می‎خواهید حین انجام کار بیشترین میزان تمرکز را داشته باشید، تا حد ممکن ارتباطاتتان را با محیط اطراف کم کنید. اینترنت کامپیوتر و گوشی خود را کاملاً قطع کنید و در یک تایم مشخص که برای استراحت در نظر گرفته‎اید، می‎توانید به پیغام‎ها رسیدگی کنید. روشن بودن اینترنت با پیغام‎های ناگهانی باعث حواس پرتی ما می‎شود و حتی اگر خبری از این به اصطلاح نوتیفیکیشن‎ها نباشد، ما را وسوسه می‎کند تا سری به دنیای مجازی و شبکه‎های اجتماعی بزنیم که نتیجۀ آن هم واضح است!
تلفن‎های اداری نیز معمولاً حالتی دارند که می‎توان آن‎ها را از دسترس خارج کرد. تلفنی که من در محل کار استفاده می‎کنم گزینه‎ای به نام “Do Not Disturb” دارد که این امکان را می‎دهد که هیچ تماسی به این گوشی وصل نشود.

اگر به هر دلیلی نمی‎توانید این ارتباطات را قطع کنید، می بایست آن را کاهش دهید. با همکاران خود صحبت کنید تا زمانی که شما نیاز دارید روی کار خود تمرکز لازم را داشته باشید، تا حد ممکن تماس‎های غیرضروری را به شما وصل نکنند. موبایل، هشدارهای مربوط به ایمیل، تلگرام و… را تا حد ممکن خاموش و یا بی صدا کنید و اگر در اتاقی جداگانه کار می‎کنید و برایتان امکان‎پذیر است، درب را ببندید.

قالب‎های آماده بسازید

تا جایی که می‎توانید کارهایتان را سیستم‎سازی کنید. به این معنا که برای کارهای روتین و تکراری تا جایی که امکان دارد قالب‎های آماده درست کنید و یا پربازده ترین روش اجرای آن‎ها را مشخص کنید. قالب ها و الگوهای آماده به ما کمک می کند تا انجام کارهای تکراری وقت کمتری از ما بگیرند. به عنوان مثال من هر روز، هر هفته و هر ماه گزارش‎هایی را آماده می‎کنم که از نظر قالب کلی تغییری نمی‎کنند و فقط محتوای آن‎ها تغییر می‎کند. به همین خاطر برای هر گزارش یک الگوی آماده که کمترین زمان ممکن برای گزارش‎گیری را از من می‌گیرد، آماده کرده‎ام و از این طریق این نوع گزارشات را به سرعت آماده می‎کنم. در حالی که اگر این کار را نمی‎کردم، هر گزارش ساعت‎ها از من وقت می‎گرفت.

نمونه ای از قالب های آماده پاورپوینت

نکتۀ آخر

نکتۀ دیگر این است که به هر حال عوامل حواس پرتی وجود دارند و حتی اگر این عوامل بیرونی نباشند باز هم ممکن است افکار ما به صورت ناخودآگاه به هرجایی سری بزند! نکتۀ مهم این است که هرگاه متوجه شدیم حواسمان پرت شده بلافاصله و بدون درنگ مجدداً روی کار متمرکز شویم. بدون اینکه بخواهیم خودمان را سرزنش کنیم که‎ای بابا حواسم دوباره پرت شد، من نمی‎تونم تمرکز کنم و یا این که بخواهیم به این افکار دامن بزنیم، بهتر است بلافاصله برگردیم به کار و فکر اضافی به ذهنمان راه ندهیم.
امیدوارم این نکات همین‎طور که به من کمک کرد، برای شما هم مفید باشد. اگر دوست داشتید می‎توانید این مقاله را با دوستانتان به اشتراک بگذارید. خوشحال می‎شوم اگر شما هم تجربه یا نظری در این مورد دارید در قسمت نظرات برایمان بنویسید.
ناب باشید…

اگر این مطلب را دوست داشتید، می توانید آن را با دوستانتان نیز به اشتراک بگذارید:

درباره نویسنده

مطالب مرتبط

نظر بدهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *