چرخه دمینگ (PDCA)

چرخه دمینگ (PDCA)

پروفسور ادوارد دمینگ آماردان آمریکایی و یکی از شناخته‎شده‎ترین افراد در حوزۀ کیفیت می‎باشد و درواقع کسی است که نظام کیفیتی فعلی ژاپن را بعد از جنگ جهانی دوم پی‎ریزی کرد.

چرخه معروف ایشان تحت عنوان چرخه دمینگ (PDCA) یکی از ابزارهای بسیار قدرتمند و در عین حال ساده در زمینۀ بهبود مستمر است.

کاربرد چرخه دمینگ (PDCA)

چرخه دمینگ (PDCA) ابزاریست برای بهبود مستمر! هر زمان که می‎خواهید بهبودی ایجاد کنید چرخه دمینگ (PDCA) می‎تواند به کمک شما بیاید تا فرآیند بهبود را با اطمینان و به طور مستمر ادامه دهید. همچنین زمانی که می‎خواهید طرح جدیدی را اجرا کنید چرخه دمینگ (PDCA) می‎تواند در پیاده‎سازی و بهبود طرح موردنظر به شما کمک کند.

چرخه دمینگ (PDCA) از مهمترین ابزارهای بهبود مستمر است.

اجازه دهید ابتدا مراحل این چرخه را با هم بررسی کنیم و رفته رفته کاربردهای مختلف آن در ذهن شما آشکار خواهد شد.

مراحل چرخه دمینگ (PDCA)

اگر بخواهم ساده بگویم، چرخه دمینگ (PDCA) از چهار مرحلۀ اصلی تشکیل شده است:

  1. PLAN: تعیین دقیق مسأله و نقاط بهبود و برنامه ریزی برای اجرا
  2. DO: اجرای برنامۀ بهبود در مقیاس کوچک
  3. CHECK: ارزیابی و بررسی برنامۀ اجرا شده و یافتن نقاط ضعف و قوت آن
  4. ACT: تهیه طرح پیشنهادی جدید یا اقدام اصلاحی برای بهبود

برای روشن‎تر شدن این مراحل، نمونه‎ای از اجرای چرخه دمینگ (PDCA) که باعث شد در خلال اجرای آن نرم افزار اکسل را هم به طور حرفه‎ای یاد بگیرم برای شما بیان می‎کنم.

یک مثال از چرخه دمینگ (PDCA):

زمانی که تازه وارد کار شده بودم به واسطۀ نوع شغلم نیاز بود که با نرم افزار اکسل زیاد کار کنم. در ابتدا اکسل را به طور مبتدی بلد بودم ولی رفته رفته با بکارگیری چرخه دمینگ (PDCA) در بهبود فایل هایم، اکسل را به صورت حرفه‎ای یاد گرفتم. کاری که کردم این بود، برای ۴-۵ مورد از برنامه هایی که می‎بایست اجرا می‎کردم، جداولی را ساختم. هر ستون آن جدول شامل یک مرحله از مراحل چهارگانه چرخه دمینگ (PDCA) بود. بخشی هم برای نوشتن عنوان برنامه، وضعیت حال حاضر و مواردی از این قبیل درنظر گرفتم.

به عنوان مثال قرار بود که یک برنامه نظرسنجی ماهانه برای سنجش نیازها و رضایت مشتریان راه‎اندازی کنیم. برای این کار یک فرم نظرسنجی طراحی شد و قرار شد به سوالاتی از این قبیل پاسخ بدهیم:

  • آیا معیارهای درنظر گرفته شده در فرم مناسب هستند؟
  • آیا بازۀ یک ماهه برای نظرسنجی مناسب است؟
  • آیا شکل ظاهری فرم مناسب است؟
  • و …

پس شروع به کار کردم…

Plan:

معمولاً برای برنامه‎هایی که بار اول اجرا می‎شوند، شما نیاز دارید که در ابتدا بهترین طرحی که به نظرتان می رسد را در سطح آزمایشی اجرا کنید و فقط بازخورد بگیرید و سپس شروع به بهبود آن برنامه کنید. من هم با این دید، فرم موردنظر را که بهترین حالت برای شروع کار بود، طراحی کردم. برنامه این بود که به صورت ماهانه فرم‎های نظرسنجی در اختیار مخاطبین قرار داده شود و پس از تکمیل آن‎ها نتایج و بازخوردها بررسی شود. همچنین سازوکار جمع آوری اطلاعات نیز، برنامه‎ریزی و مشخص شد. اینکه چه موقع فرم‎ها پخش شوند، چه کسانی این وظیفه را بر عهده دارند، فرم‎ها برای چه مخاطبانی می‎بایست ارسال شوند و مواردی از این قبیل.

Do:

در این مرحله طبق برنامۀ تعیین شده فرم‎ها پخش شد و اطلاعات مورد نیاز از مخاطبین دریافت شد. درواقع در این مرحله برنامه‎ای که در گام قبل تهیه شده را اجرا می‎کنیم که معمولاً بهتر است در سطح آزمایشی و کوچک اجرا شود.

Check:

در مرحلۀ ارزیابی نتایج بدست آمده از نظرسنجی‎ها بررسی و مشکلات طرح فعلی مشخص شد. به عنوان مثال مشخص شد که نظر مخاطبان نسبت به سؤالات پرسیده شده در طول یکی دو ماه تغییر نمی‎کند و به همین دلیل به نظر می‎رسید بازۀ زمانی یک ماه بیش از حد کوتاه است. همچنین مشخص شد پروسۀ ورود اطلاعات نظرسنجی و نحوۀ گزارش‎گیری از فایل خیلی وقت گیر است.

Act:

با توجه به مواردی که از مرحلۀ قبل مشخص شد، طرح پیشنهادی جدید ارائه شد. باید توجه داشت که طرح جدید تا جای ممکن می‎بایست بهتر از طرح قبلی باشد و نیاز است که برای این کار به اندازۀ کافی زمان گذاشته شود. به عنوان مثال مطمئناً بهتر بود، بازۀ زمانی نظرسنجی افزایش یابد. که با نظر کارشناسان، توانستیم بازۀ بهتر را تعیین کنیم (نه الزاماً بهترین بازه) و همین طور با اصلاح فایل اکسل و فرمول‎نویسی مجدد آن، گزارش‎گیری را به مراتب سریع‎تر انجام دادیم. از این پس می‎بایست هر طرحی که بهبود یافته و به این مرحله می‎رسید استاندارد شده و به عنوان استاندارد جدید، اجرا می‎شد.

پس از یک دور اجرای چرخه دمینگ (PDCA)، طرح پیشنهادی از مرحلۀ قبل به عنوان ورودی برای چرخه جدید به کار گرفته می‎شود. یعنی برای این طرح، برنامه‎ای اجرایی مشخص می‎شود و سپس اجرا، ارزیابی و بهبود می‎یابد و به همین تزتیب این چرخه تکرار می‎شود.

با اجرای چرخه دمینگ (PDCA) برای تمامی برنامه‎هایی که داشتم، نیاز می‎شد که فایل‎های اکسلم را به طور مداوم اصلاح کنم، به همین خاطر می‎بایست با ابزارهای مختلف اکسل آشنا می‎شدم. از این طریق رفته رفته اکسل را به طور حرفه‎ای یاد گرفتم، آن هم به شکلی که به آسانی فراموش نخواهد شد، چرا که بسته به نیازم، یادگیری انجام شده بود.

چند نکته در مورد چرخه دمینگ (PDCA):

  • بهتر است بهبود به صورت آزمایشی در حجم کوچکی اجرا شود و پس از اطمینان در مقیاس واقعی اجرا شود.
  • با اجرای چرخه دمینگ (PDCA)، علاوه بر بهبود، یادگیری نیز به صورت مستمر صورت می گیرد.
  • باید توجه داشت که در برخی موارد نیازی به تکرار دائم این چرخه نیست و پس از مدتی به حالت مطلوب خود خواهید رسید، ولی باید توجه داشت که گاهی اوقات همین احساس رضایت از وضع فعلی می‎تواند دامی باشد برای اینکه روند بهبود خود را متوقف کنید.

شاید به کارگیری این چرخه ساده به نظر برسد و به دلیل این سادگی به نتایج حاصل از آن خوشبین نباشید، ولی باید بدانیم که چرخه دمینگ (PDCA) در عین سادگی، معمولاً به کار گرفته نمی‎شود. دلیل آن هم در این موضوع نهفته است که:

ما معمولاً مطالب زیادی را می‎شنویم و می‎خوانیم و می‎دانیم ولی به ندرت آن‎ها را به کار نمی‎بریم!

و همانطور که استیون هاوکینگ، فیزیکدان معروف می گوید:

“بزرگترین دشمن دانش، جهل نیست بلکه توهم دانستن است!”

همین که فکر می‎کنیم می‎دانیم ولی درواقع عمل نمی‎کنیم. اگر شما هم مثل من که زمانی با این مشکل مواجه بودم، می‎خواهید دانسته‎هایتان را به کار بگیرید، پیشنهاد می‎کنم کتابی با همین نام از کنت بلانچارد که استاد عزیز جناب آقای سعید محمدی آن را ترجمه کرده اند، مطالعه بفرمائید. (می‎خواهم در مورد کتاب دانسته‎هایت را به کار بگیر بیشتر بدانم)

ناب باشید…

اگر این مطلب را دوست داشتید، می توانید آن را با دوستانتان نیز به اشتراک بگذارید:

درباره نویسنده

مطالب مرتبط

نظر بدهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *